Papierloses Arbeiten: Was Sie benötigen

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Schon vor vielen Jahren war von einem papierlosen Büro die Rede. Es konnte jedoch aufgrund der noch nicht ausgereiften Technik nicht durchgesetzt werden. Heute geht der Trend immer weiter zum papierlosen Arbeiten. Sie sparen Papier und schonen damit die Umwelt. Allerdings können Sie nicht völlig auf Papier verzichten. Sie können jedoch bei vielen Arbeiten auf Papier verzichten, sogar beim Kontakt mit Ihren Kunden.

Das brauchen Sie für das papierlose Arbeiten

Das Wichtigste für das papierlose Arbeiten ist ein guter PC mit einem leistungsfähigen Prozessor und einer hohen Speicherkapazität. Damit Ihre Daten nicht verloren gehen, sollten Sie täglich eine Datensicherung vornehmen. Sie sollten dafür eine externe Festplatte verwenden, damit Ihre interne Festplatte nicht zu stark beansprucht wird.

Beim papierlosen Arbeiten kommt es auf das richtige Dokumentenmanagement an. Sie erhalten für das DMS, das Dokumentenmanagement-System, verschiedene Softwarelösungen, die als Standardlösung oder als maßgeschneiderte Lösungen angeboten werden. Dokumente in Papierform können Sie einscannen und digital archivieren. Damit in der Produktion kein Papier für Zeichnungen und Stücklisten erforderlich ist, sollten in der Produktion, beispielsweise im Meisterbüro, PCs vorhanden sein. Wichtig ist die Vernetzung der PCs über das Ethernet, denn so ist der Informationsfluss gesichert. Sie haben immer einen Überblick über den Stand der Fertigung, über Engpässe oder freie Kapazitäten und können entsprechend reagieren.

Von besonderer Bedeutung für das papierlose Arbeiten ist das Internet. Über das Internet können Sie Bestellungen erledigen. Das Internet nutzen Sie zum Versand von Rechnungen und Mahnungen, vorausgesetzt, Ihre Kunden haben einen Internetanschluss. Die Rechnungen, Mahnungen und Geschäftsbriefe versenden Sie als Anhang von E-Mails. Sie sollten über eine gute Software verfügen, mit der Sie Rechnungen und Mahnungen erstellen können und die Sie an fällige Mahnungen erinnert.  Ein weiterer Gesichtspunkt für das papierlose Arbeiten ist das Online-Banking. So können Sie alle Zahlungen online, ohne Papier, abwickeln.

Sparen Sie Zeit und Geld

Das papierlose Arbeiten hilft Ihnen, Zeit und Geld zu sparen. Digital archivierte Dokumente können Sie schnell abrufen. Die Dokumente gehen nicht verloren und sind keinen Umwelteinflüssen ausgesetzt. Sie sparen Lagerkapazität und Geld für Regale und Ordner. Sie müssen nicht lange suchen. Sie sparen Geld für Papier und schonen damit die Umwelt. Sie müssen Ihre Rechnungen und andere Dokumente nicht in Ordnungssystemen aufbewahren, denn alles liegt auf Datenträgern vor. Sie sollten jedoch die Datensicherung auf keinen Fall vergessen.

Bild: panthermedia.net Elena Elisseeva

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